DFDS

En god seriøs partner
"Vi så på flere systemer men valgte Acubiz EMS, der så meget brugervenligt ud. Derudover var det også vores indtryk, at Acubiz var en god seriøs partner på markedet", husker Lene Kümpel, manager i DFDS regnskabsafdeling.

Men at søsætte et nyt IT-projekt, der forandrer hverdagen for mange mennesker - og få succes med det fra første dag - kræver mere end det rigtige system. Det kræver også den rigtige strategi, god opbakning og god sparring:

"Når man skal gennemføre et projekt, som det her, er det ikke bare vigtigt, at der er opbakning oppefra. Man skal også sørge for at få resten af huset med og få folk overbevist om, at alle får det nemmere. Der er jo nogle, der ikke bryder sig om at lave rejseafregninger", erkender Lene Kümpel, der lægger stor vægt på, at tingene bliver gjort rigtigt:

"Det er en del af vores strategi at få tingene gjort rigtigt første gang, så vi kommer rigtigt fra start", forklarer hun. Derfor gjorde hun og den øvrige projektledelse meget ud af at klæde medarbejderne ordentligt på fra starten.


Succesfuld workshop
For at sikre, at hele huset lærte at bruge systemet rigtigt, blev der med sparring fra Acubiz medarbejdere, gennemført en workshop, hvor Acubiz EMS og det nye flow omkring rejseafregning blev præsenteret:

"Det blev en pæn succes. Acubiz gennemgik systemet og besvarede spørgsmål, og derudover fik brugerne udleveret en enkel og letforståelig manual", fortæller Lene Kümpel, der nu ved, at det grundige benarbejde giver pote.

Et effektivt ledelsesværktøj
"Vores medarbejdere er meget glade for Acubiz EMS, og i dag ville vi slet ikke kunne undvære et system som det. Medarbejderne får lavet deres rejseafregninger hurtigt - de er typisk klaret allerede to dage efter, at rejsen er afsluttet. Det er en klar forbedring i forhold til tidligere. Og vi har hele tiden overblik over, hvem der mangler at lave rejseregning, hvem der har godkendt - og i det hele taget, hvor de enkelte rejseafregninger er henne i processen", fortæller Lene Kümpel. Hun ser samtidig Acubiz EMS som et effektivt ledelsesværktøj:

Understøtter DFDS strategi
"Næsten alle procedurer omkring rejseafregning er automatiseret i dag. Vi kører med kreditkort og har også fuld integration til vores økonomisystem. Acubiz EMS har givet os et bedre overblik og bedre styring af rejseomkostningerne. Og så understøtter det vores strategi om, at de IT-systemer, vi investerer i, skal være effektive - og det er jo vigtigt", slutter hun.