Scanvægt Nordic A/S

Scanvægt Nordic valgte allerede tilbage i 1990'erne at automatisere processen omkring afregning af firmabetalte rejseomkostninger. Virksomheden har siden haft stort udbytte af investeringen i Acubiz EMS, der forenkler det administrative arbejde betydeligt - og giver et langt bedre overblik over rejseomkostningerne.

I dag bliver systemet flittigt brugt af de mere end 200 rejsende og udstationerede medarbejdere, der tæller både sælgere, montører og administrativt personale.

Flere gevinster ved at automatisere
"Da vi i sin tid blev præsenteret for Acubiz EMS var vores rejseafregninger Excel-baserede, så det var ikke svært at se potentialet i en automatisering af vores arbejdsgange",
fortæller Jens Ole Hesel, regnskabschef i Scanvægt Nordic, der er markedsledende producent af bl.a. højteknologisk vejeudstyr og etiketteringssystemer.

Ifølge Jens Ole Hesel viste det sig også hurtigt, at der var flere gevinster ved at indføre systemet - ikke mindst for de medarbejdere, der er involveret i processen omkring rejseafregning:

"Folk var vant til kun at skulle angive et kontonummer. Med Acubiz EMS blev de nødt til at tage stilling til omkostningerne og koble en relevant beskrivelse på. Det krævede lidt tilvænning hos nogle i starten. Men meget af informationen ligger jo allerede i systemet, fordi det er muligt at forudkontere de fleste bilag, så alt i alt har det lettet arbejdet betydeligt og givet en markant bedre datadisciplin. Og brugerne er meget tilfredse med systemet", vurderer Jens Ole Hesel, der også sætter stor pris på, at Acubiz EMS har givet ledelsen et bedre overblik over omkostningerne:


Bedre overblik over omkostningerne
"Vi har afgjort fået et bedre overblik over vores rejseomkostninger med Acubiz EMS. I dag kan vi se præcis hvilke omkostninger, der er knyttet til de enkelte rejser. Både flybillet, diæter og diverse bilag er samlet på én rejseafregning. Tidligere var processen tung og besværlig, fordi de enkelte bilagstyper blev registreret og bogført uafhængigt af hinanden", fortæller den nordiske regnskabschef.


Smidigt og gennemsigtigt flow
Udover ovennævnte udbytte har Acubiz EMS også givet Scanvægt Nordic et langt mere smidigt og gennemsigtigt flow:

"Alle rejseafregninger bliver færdiggjort hurtigt - ikke mindst fordi, det også er blevet hurtigere for cheferne at godkende. Samtidig er flowet blevet mere gennemsigtigt - vi kan følge bilagene gennem processen og med det samme spotte eventuelle uregelmæssigheder. F.eks. kan medarbejderne se, hvis deres udlæg hænger i systemet, fordi chefen endnu ikke har godkendt det. Det kunne de ikke tidligere, og det var lidt af et problem, når folk havde egne penge i klemme", fortæller Jens Ole Hesel, der mener, at virksomheden ikke kan undvære Acubiz EMS i dag:

"Vores rejseaktiviteter er steget voldsomt de senere år, derfor ville vi slet ikke kunne undvære systemet i dag. Det ville være umuligt at lave vores rejseafregninger i samme høje tempo", slutter Scanvægt Nordics regnskabschef."